Bij het aanpakken van psychische belasting kunt u het volgende vijfstappenplan hanteren:

Stap 1: signalering van werkstress

Door middel van enkele individuele interviews kan een eerste globale signalering worden uitgevoerd. Verken in welke afdelingen en/of functies werkstress regelmatig een probleem is. Welke werkdrukbronnen tijdens de interviews aan de orde moeten komen is afhankelijk van de functie(s) of afdeling(en) die in ogenschouw wordt genomen. Om een eenduidig - en te vergelijken beeld te krijgen of werkstress een risico vormt is het belangrijk de interviews te structureren.

Stap 2: verbredend en verdiepend onderzoek

Als uit de globale signalering blijkt dat werkstress een regelmatig terugkomend risico is, dan is nader onderzoek noodzakelijk. De noodzakelijke breedte en diepte wordt mede bepaald door het niveau van de maatregelen die de organisatie kan en wil treffen. Van belang is om de breedte en diepte van het onderzoek af te stemmen met het uiteindelijk te bereiken doel. In deze fase wordt per functie en per afdeling het risico breder en diepgaander met de Vragenlijst werkdruk onderzocht.

Stap 3: keuze van maatregelen

In de Arbeidsomstandighedenwet wordt beschreven dat risico’s redelijkerwijs bij de bron moeten worden aangepakt. Is dit niet mogelijk dan moeten eerst collectieve maatregelen worden getroffen. Is ook dit niet mogelijk dan moeten maatregelen worden getroffen die gericht zijn op individuele bescherming. Deze strategie is ook van toepassing bij het treffen van maatregelen ten aanzien van werkstress. Collectieve oorzaken vergen collectieve maatregelen. Naarmate hoger in de hiërarchie van maatregelen wordt geïntervenieerd des te meer effect wordt gerealiseerd bij de bestrijding van werkstress. De maatregelen hebben dus een hiërarchische samenhang. Organisatorische maatregelen sorteren ook effecten op afdelings-, functie- en individueel niveau. Dit komt enerzijds doordat hogere maatregelen ook maatregelen vereisen op lagere onderliggende niveau’s. Anderzijds doordat het een logisch resultaat is van de maatregelen op een hoger niveau. Omgekeerd geldt een dergelijk effect over het algemeen niet. Op welk niveau het best kan worden ingegrepen hangt af van waar het risico ontstaat maar ook van de haalbaarheid van de te treffen maatregelen. Naarmate hoger in de hiërarchie van maatregelen wordt ingestoken neemt ook de ingrijpendheid toe. Van belang is om de maatregelen af te stemmen op het te bereiken einddoel. Het geheel van afwegingen zal uiteindelijk leiden tot een breed gedragen 10-puntenplan.

Stap 4: uitvoeren van de maatregelen

Na het vaststellen van het 10-puntenplan kan worden begonnen met de implementatie en uitvoering van de maatregelen. De ene maatregel kost meer tijd aan voorbereiding dan de andere maatregel. Sommige maatregelen geven snel resultaat en bij andere maatregelen is het effect pas op langere termijn zichtbaar. Van belang is om alle betrokkenen te laten zien dat het menens is om het risico aan te pakken. Een mogelijkheid om dit te laten zien is om eenvoudige maatregelen die snel resultaat opleveren direct uit te voeren. De uitstraling hiervan heeft een positief effect op meer ingrijpende maatregelen die over het algemeen ook meer voorbereiding kosten. Deze ingrijpende maatregelen hebben vaak meer effect maar deze zijn vaak pas op langere termijn zichtbaar. Verder is het van belang dat leidinggevenden en de medewerkers zoveel mogelijk zelf de verbeteringen doorvoeren.

Stap 5: evaluatie

Sommige maatregelen zoals het herontwerpen van de organisatie hebben een eenmalig karakter. Tijdens de invoering van een dergelijke maatregel wordt regelmatig gecontroleerd of de gemaakte afspraken worden nagekomen. Andere maatregelen zoals het voeren van voortgangsgesprekken en het bijhouden van registratiesystemen rondom agressie en geweld zijn voortschrijdende activiteiten. Om de motor draaiende te houden is het van belang om regelmatig te controleren of de afspraken hieromtrent worden nagekomen. Het controleren kan op verschillende manieren worden georganiseerd. Enerzijds kan gekozen worden voor een systeem van schriftelijke rapportages, anderzijds kan dit ook plaatsvinden door ter plekke na te gaan hoe de afspraken worden nageleefd. Zonodig wordt corrigerend opgetreden. Van belang is om voortdurend de vinger aan de pols te houden zodat het te bereiken einddoel niet in gevaar komt. Jaarlijks of tweejaarlijks wordt het risico verbredend en verdiepend onderzocht (Stap 2). Het evalueren van de tussenresultaten en eindresultaten (c.q. de effecten) is de ingang voor het (her)formuleren van het arbobeleid ten aanzien van psychosociale arbeidsbelasting.